Es un mito que los empleados de su empresa que viajan por negocios se resienten de la política de viajes corporativos. La verdad es que a los empleados les gusta saber qué se espera de ellos y cómo cumplir con una política corporativa, siempre y cuando esa política sea justa y les dé la capacidad de lo que necesitan hacer en el camino. Por lo tanto, una política de viajes corporativos bien pensada es un beneficio tanto para la empresa como para el viajero de negocios.
Si se le ha dado a usted para elaborar una política de viajes corporativos, su misión desde el punto de vista de la empresa es desarrollar una política que estandariza los gastos de negocio, elimina los residuos y el exceso en la carretera y pone algunos controles alrededor de esa parte de la Imagen del gasto del negocio. Así que hay algunas áreas de enfoque definido que debe incluir en la política corporativa indicada, incluyendo ...
Reservas. Si utiliza un agente de viajes que está buscando la mejor oferta para la empresa. Las mejores tarifas se pueden identificar y aprovechar, pero sólo mientras se asegura de que las necesidades del viajero de negocios para cumplir con el objetivo de negocio del viaje están satisfechos. Requerir que los empleados utilicen el agente de viajes corporativo de nuevo no es duro y aclara para el empleado cómo manejar la situación.
Uso del crédito. Es un poco de esfuerzo y gastos para configurar las tarjetas de crédito corporativas que puede requerir a sus empleados que viajan a utilizar. Sin embargo, atrapando los gastos a la cuenta corporativa, puede obtener un registro de un buen porcentaje de los gastos de negocio que el empleado está incurriendo. Muchos de los gastos de viajes como aerolínea y hotel pueden ser facturados directamente a la empresa por lo tanto teniendo tanto la molestia y la oportunidad de creatividad de las manos del viajero de negocios.
Recompensas de viaje. Si usted tiene su viaje corporativo coordinado por una agencia de viajes interna o externa, las cuentas corporativas con las principales compañías aéreas pueden establecerse para que las millas de viajero frecuente puedan ser recogidas por la empresa. Como tal, el negocio puede canjear esas millas y darse cuenta de esos beneficios como un descuento significativo en el viaje que debe pagarse.
Límites diarios. Su política de viajes corporativos debe comunicar claramente al empleado que viaja cuáles son sus límites para el hotel, alquiler de coches y comidas en la carretera. Usted quiere irse antes de que comience cualquier tendencia por el empleado a ir a restaurantes caros y ver el viaje de negocios como alguna forma de todos los gastos pagados vacaciones. Pero también debe permitir algún apalancamiento para el empleado a comer bien durante el viaje. Esta parte de la política debe ser revisada anualmente para actualizar los costos actuales.
Reporte. Una de las principales quejas de los empleados acerca de las políticas de viajes corporativos son que el sistema de informes de gastos es críptico y difícil de llenar. Le dará al empleado una forma estandarizada que cada viajero en la empresa debe llenar para obtener reembolso de los gastos durante el viaje. Pero revise estos formularios e incluso diseñar su propio para que el formato sea comprensible y tenga categorías para cubrir todos los tipos de gastos que el empleado pueda encontrar.
Junto con estas categorías generales, sus políticas de viajes corporativos deben incluir algún apalancamiento para los empleados que se enfrentan a situaciones excepcionales. Los gastos de habitación y comida pueden variar ampliamente dependiendo de donde el empleado debe viajar. Así que no quieres establecer el límite del hotel a $ 125 por noche porque es razonable para alojarse en un hotel cómodo para esa tarifa en Lincoln Nebraska pero hacer cumplir esa misma limitación para un empleado que debe hacer negocios en la ciudad de Nueva York.
Mediante la creación de una política que en general protege el presupuesto de la empresa, pero también es viable para los empleados que están sobre el negocio de la empresa, usted tendrá una herramienta que servirá a la empresa y los intereses de los empleados y permitir viajes de negocios a ser lo que siempre fue pensado para ser - una actividad productiva centrada en el negocio que alcanza los objetivos de la empresa.