Una de las cosas que hace que los viajes de negocios atractivo es el hecho de que su empresa cubre sus gastos con su cuenta de gastos. Puesto que usted está en el negocio de buena fe por el bien de su negocio, ser reembolsado por los costos del viaje es rutina en el mundo de los negocios. Ahora no queremos abusar de la cuenta de gastos, pero si usted vive de una manera razonable en el camino, usted puede obtener el reembolso de la mayoría de los gastos del viaje.
Pero el problema de obtener reembolso por sus gastos de viaje de negocios es que usted tiene que presentar un informe cuando regrese. Mientras que parece una molestia, usted no puede esperar que la compañía le reembolse los gastos si usted no sabe cuáles son. Pero esto requiere una cierta cantidad de disciplina en el camino por lo que tiene cierta documentación como usted viaja que puede utilizar para compilar ese informe de gastos cuando regrese. Hay algunas cosas que usted puede hacer para que este proceso de gestión de ese informe de gastos menos de un dolor de cabeza.
Para empezar, antes de salir, asegúrese de que está muy consciente de la política de gastos de la empresa y lo que está cubierto y lo que no. Algunas compañías utilizan un sistema de dietas, lo que significa que la empresa puede asignarle una cantidad fija cada día por habitación y comida y cualquier cosa que gaste por encima de eso es un gasto que cubrirá. Si su empresa utiliza el sistema de per diem, asegúrese de conocerlo bien para saber lo que puede gastar antes de ejecutar la carga.
Mantener un registro de los gastos de los negocios en un viaje ocupado puede convertirse en una molestia a medida que viaja. Pero no quieres llegar a casa y no ser capaz de documentar el viaje. La buena noticia es que hay algunos sistemas simples que puede poner en su lugar que no toman mucho tiempo, pero hará que mantener los gastos de negocio rastreado y listo para informar de reembolso cuando regrese. Incluyen…
Usar Crédito. La declaración de su tarjeta de crédito puede ser una "historia de viaje" que puede servir como respaldo de emergencia en caso de que lo necesite.
Retención de recibos. Es fácil perder recibos si los pone en bolsillos con otros documentos o dejarlos flotar sueltos en su maletín. Mantener un sobre diario que religiosamente poner recibos en tan pronto como usted los consigue. Que puede montar cómodamente en el bolsillo interior de su chaqueta o en su maletín para que sepa que tiene ese récord de sus gastos.
Un registro en ejecución. Incluso si usted guarda recibos, puede llegar a casa y encontrar la tarea de ordenar a través de ellos y tratando de recordar detalles sobre ese gasto puede ser un desafío. Hacer una práctica diaria para sentarse por la noche con un pequeño cuaderno y pasar por sus recibos y hacer un libro de contabilidad de lo que pasó ese día y en qué.
Para cuando no reciba un recibo. Lleve un cuaderno de bolsillo y anote cuando gaste dinero en efectivo o no reciba un recibo por un gasto. Consejos o bocadillos necesarios para pasar el día deben registrarse de esta manera.
Bloquear los recibos. Así como mantuvo sus recibos seguros durante el día, póngalos en algún lugar seguro por la noche para que se bloqueará hasta que regrese. Los sobres sellados funcionan bien para este propósito.
Si desea llevar el sistema al siguiente nivel, puede traer un formulario de informe de gastos y llenarlo cada día. Entonces cuando el viaje ha terminado, usted apenas lo firma, agrupa encima de los recibos y lo somete a la contabilidad. Para un método aún más seguro, puede usar Microsoft Excel en su computadora portátil o una versión digital de su informe de gastos de la empresa para actualizar cada noche mientras mueve sus recibos al almacenamiento para el resto del viaje.
Lo importante es desarrollar un sistema que funcione para usted sin falta mientras viaja. Luego, haga su dedicación a ese sistema una prioridad mientras viaja. Poner un poco de pensamiento y esfuerzo en la gestión de los gastos de su viaje le ahorrará mucho dolor de cabeza cuando llegue a casa y le ayudará a disfrutar de esa cuenta de gastos y su viaje de negocios también.